Panduan Berurusan dengan Kantor Ward (Yakusho/Kuyakusho)

Kuyakusho (区役所) adalah kantor ward di kota besar seperti Tokyo, Osaka, dan Yokohama. Di kota-kota lebih kecil, fungsi yang sama dilakukan oleh shiyakusho (市役所, balai kota) atau choyakuba (町村役場, kantor desa). Ini adalah kantor pemerintah lokal yang mengurus hampir semua keperluan administratif penduduk: pendaftaran alamat, asuransi kesehatan, pensiun, pajak penduduk, akta keluarga, tunjangan anak, dan banyak lagi. Kantor buka hari kerja Senin-Jumat pukul 08:30-17:00, beberapa cabang buka Sabtu pagi.

Ini adalah hal pertama yang harus dilakukan dalam 14 hari setelah tiba di Jepang atau setelah pindah alamat. Bawa Residence Card dan paspor ke kuyakusho terdekat dan isi formulir perpindahan masuk (tennyuu todoke) atau pindah (tenshutsu/tennyuu todoke jika pindah antar kota). Petugas akan memperbarui alamat di Residence Card Anda. Jika pindah ke kota lain, Anda harus lapor keluar (tenshutsu) di kota lama dan lapor masuk (tennyuu) di kota baru dalam 14 hari. Keterlambatan bisa dikenakan denda hingga JPY 200.000.

Juminhyou (住民票) adalah surat keterangan domisili yang sering diminta untuk berbagai keperluan seperti buka rekening bank, kontrak apartemen, dan registrasi sekolah. Biaya penerbitan sekitar JPY 300-400 per lembar. Inkan touroku (印鑑登録) adalah pendaftaran stempel pribadi (hanko) Anda di kantor ward. Inkan terdaftar diperlukan untuk transaksi penting seperti pembelian properti, mobil, atau penandatanganan kontrak resmi. Bawa hanko dan Residence Card untuk mendaftar. Biaya registrasi gratis, sertifikat (inkan tourokushou) sekitar JPY 300.

My Number Card (Individual Number Card) adalah kartu identitas resmi dengan chip IC yang berisi nomor identitas 12 digit. Pengajuan bisa dilakukan online melalui mynumbercard.point.soumu.go.jp, di kantor pos, atau langsung di kuyakusho. Anda memerlukan foto ukuran 3,5x4,5 cm dan surat pemberitahuan nomor My Number. Proses pembuatan memakan waktu 1-2 bulan, lalu Anda diminta datang ke kuyakusho untuk mengambil dengan membawa Residence Card. My Number Card diperlukan untuk urusan pajak, asuransi kesehatan digital, dan semakin banyak layanan pemerintah online.

Jika Anda tidak terdaftar dalam asuransi kesehatan perusahaan (shakai hoken), Anda wajib mendaftar Kokumin Kenko Hoken (NHI) di bagian hoken nenkin (asuransi dan pensiun) kuyakusho. Bawa Residence Card dan paspor. Kartu asuransi akan dikirim ke alamat Anda dalam 1-2 minggu. Premi NHI dihitung berdasarkan penghasilan tahun sebelumnya — untuk pendatang baru tanpa penghasilan di Jepang, premi tahun pertama sekitar JPY 15.000-25.000 per tahun. Premi dibayar dalam 8-10 kali cicilan sepanjang tahun.

Kuyakusho mengurus pajak penduduk (juumin zei/shiminzei) yang berbeda dari pajak penghasilan nasional. Pajak penduduk dihitung berdasarkan penghasilan tahun sebelumnya dan ditagihkan mulai Juni. Untuk pekerja, pajak biasanya dipotong dari gaji (tokubetsu choushu). Untuk freelancer atau yang tidak dipotong dari gaji, bayar sendiri dalam 4 kali cicilan (futsuu choushu). Di kuyakusho Anda bisa mendapatkan: kazei shoumeisho (surat keterangan pajak) yang diperlukan untuk perpanjangan visa, dan gensen choushu hyou (bukti potong pajak) untuk kakutei shinkoku.

Banyak kuyakusho di kota besar menyediakan layanan multibahasa. Tokyo menyediakan penerjemah dalam bahasa Inggris, Tionghoa, Korea, dan beberapa bahasa lain. Beberapa ward di Tokyo dan prefektur dengan populasi Indonesia besar (Aichi, Ibaraki, Gunma) kadang menyediakan penerjemah bahasa Indonesia. Jika tidak tersedia di tempat, manfaatkan layanan interpretasi via telepon yang disediakan banyak kantor ward. Aplikasi terjemahan real-time seperti VoiceTra (dikembangkan oleh NICT, gratis) juga sangat membantu komunikasi dengan petugas.

Beberapa tips penting: ambil nomor antrean (bangou satsu) di mesin otomatis saat masuk dan pilih kategori urusan yang sesuai. Siapkan semua dokumen sebelum datang — formulir bisa diunduh dari website kuyakusho. Bawa uang tunai karena tidak semua kuyakusho menerima pembayaran cashless. Proses biasanya memakan waktu 30-60 menit per urusan. Untuk urusan yang sama bisa diwakilkan dengan surat kuasa (inin jou) dan identitas wakil. Beberapa kuyakusho menyediakan layanan konbini (convenience store) untuk menerbitkan juminhyou dan dokumen lain melalui mesin multifungsi menggunakan My Number Card.