Panduan Mendaftarkan Kelahiran Bayi di Jepang

Di Jepang, kelahiran bayi WAJIB didaftarkan dalam waktu 14 hari sejak hari kelahiran, terlepas dari kewarganegaraan orang tua. Pendaftaran dilakukan dengan menyerahkan Shussei Todoke (出生届 / pemberitahuan kelahiran) ke kantor ward. Keterlambatan bisa dikenakan denda hingga JPY 50.000. Selain batas 14 hari untuk pendaftaran di Jepang, ada batas waktu lain yang harus diperhatikan: (1) Jika salah satu orang tua WN Jepang, kewarganegaraan ganda otomatis tapi harus dipilih sebelum usia 22 tahun. (2) Jika kedua orang tua WNA, status tinggal bayi harus diajukan ke imigrasi dalam 30 hari. (3) Pelaporan ke KBRI harus dilakukan sesegera mungkin. Rumah sakit akan memberikan formulir kelahiran yang sudah diisi setengah oleh dokter/bidan di sisi kanan (出生証明書 / shussei shomeisho).

Formulir Shussei Todoke terdiri dari dua bagian: sisi kiri (出生届) diisi orang tua, sisi kanan (出生証明書) diisi oleh rumah sakit. Cara mengisi sisi kiri: (1) Nama bayi — untuk bayi WNI-Jepang, bisa menggunakan nama dalam kanji; untuk bayi kedua orang tua WNI, gunakan katakana. Sejak Mei 2025, furigana (cara baca nama) wajib dicantumkan di koseki. (2) Tanggal dan waktu lahir. (3) Jenis kelamin. (4) Nama dan alamat orang tua. (5) Hubungan pelapor dengan bayi (ayah/ibu). Serahkan ke kantor ward di tempat: kelahiran bayi, tempat tinggal orang tua, atau tempat domisili (honseki) orang tua Jepang. Bawa juga: Boshi Kenkou Techou (母子健康手帳), paspor dan Residence Card orang tua, dan asuransi kesehatan.

Segera setelah shussei todoke diterima, daftarkan bayi ke asuransi kesehatan. Ada dua skenario: (1) Jika salah satu orang tua adalah karyawan dengan Shakai Hoken (社会保険): hubungi bagian HR perusahaan untuk menambahkan bayi sebagai tanggungan dalam asuransi kesehatan perusahaan. Proses ini membutuhkan salinan shussei todoke. (2) Jika orang tua terdaftar di NHI (国民健康保険): kunjungi kantor ward dengan shussei todoke untuk mendaftarkan bayi di NHI. Kartu asuransi bayi biasanya terbit dalam 1-2 minggu. Selama menunggu kartu, minta surat keterangan sementara jika bayi perlu ke dokter. Penting: banyak kota memberikan subsidi medis anak (子ども医療費助成) yang menanggung sebagian atau seluruh biaya medis anak hingga usia 15-18 tahun. Daftar juga untuk subsidi ini di kantor ward.

Jika kedua orang tua adalah WNA, bayi tidak otomatis mendapat status tinggal di Jepang. Anda WAJIB mengajukan status tinggal (在留資格取得 / zairyu shikaku shutoku) ke kantor imigrasi dalam waktu 30 hari sejak kelahiran. Jika melewati 30 hari, bayi dianggap tinggal secara ilegal. Dokumen yang diperlukan: (1) Formulir aplikasi status tinggal. (2) Paspor bayi (atau surat keterangan dari KBRI jika paspor belum jadi). (3) Shussei Todoke Juri Shomeisho (bukti pendaftaran kelahiran). (4) Paspor dan Residence Card kedua orang tua. (5) Bukti hubungan keluarga. Status tinggal yang diberikan biasanya sama dengan status orang tua (dependent, dll). Jika salah satu orang tua WN Jepang, bayi otomatis menjadi WN Jepang dan tidak perlu mengajukan status tinggal — cukup didaftarkan di koseki orang tua Jepang.

Sebagai WNI, Anda wajib melaporkan kelahiran bayi ke KBRI Tokyo atau KJRI Osaka untuk mendapatkan Surat Keterangan Kelahiran (SKL). Prosedur: (1) Kunjungi website KBRI Tokyo di kemlu.go.id/tokyo untuk mengunduh formulir pelaporan kelahiran. (2) Siapkan dokumen: fotokopi shussei todoke juri shomeisho, fotokopi paspor dan Residence Card kedua orang tua, akta nikah orang tua, dan pas foto bayi. (3) Unggah scan dokumen melalui sistem online KBRI. (4) Isi data saksi (minimal 1 orang WNI atau WNA). (5) Kirim dokumen asli ke KBRI melalui Letter-Pack Merah Jepang (レターパック赤) disertai nomor layanan. SKL ini diperlukan untuk pengurusan paspor bayi dan pendaftaran kependudukan di Indonesia. Layanan KBRI: Senin-Jumat pukul 10:00-15:00 JST.

Setelah SKL diterbitkan oleh KBRI, langkah selanjutnya adalah membuat paspor Indonesia untuk bayi. Persyaratan di KBRI Tokyo: (1) SKL yang sudah diterbitkan. (2) Formulir permohonan paspor (unduh di imigrasi.kbritokyo.jp). (3) Akta nikah orang tua. (4) Paspor kedua orang tua. (5) Residence Card kedua orang tua. (6) KK atau bukti kependudukan Indonesia orang tua. (7) Foto bayi ukuran 4x6 cm latar putih — untuk bayi kecil, bisa difoto dengan latar kain putih. Biaya paspor anak (48 halaman, berlaku 5 tahun): sekitar JPY 4.000-5.000. Proses pembuatan: 2-4 minggu kerja. Paspor bisa diambil langsung di KBRI atau dikirim via pos. Untuk bayi di bawah 1 tahun, salah satu orang tua harus hadir saat pengambilan foto biometrik di KBRI.

Pemerintah Jepang memberikan tunjangan anak (児童手当 / jido teate) kepada semua keluarga dengan anak, termasuk keluarga WNA. Besaran tunjangan per bulan per anak: (1) Usia 0-3 tahun: JPY 15.000. (2) Usia 3 tahun sampai SD: JPY 10.000 (anak ke-1 dan ke-2), JPY 15.000 (anak ke-3 dst). (3) SMP: JPY 10.000. Sejak Oktober 2024, batasan penghasilan telah dihapus sehingga semua keluarga berhak menerima. Tunjangan juga diperluas hingga usia 18 tahun (SMA) mulai 2024. Cara mendaftar: kunjungi kantor ward dengan shussei todoke juri shomeisho, Residence Card, rekening bank, dan My Number. Tunjangan dibayarkan 3 kali setahun (Februari, Juni, Oktober) langsung ke rekening bank. Daftar sesegera mungkin karena tunjangan hanya dihitung mundur 15 hari dari tanggal pendaftaran.

Status kewarganegaraan bayi tergantung situasi orang tua: (1) Jika salah satu orang tua WN Jepang: bayi otomatis mendapat kewarganegaraan Jepang (jus sanguinis) DAN kewarganegaraan Indonesia (UU Kewarganegaraan RI No. 12/2006 mengakui kewarganegaraan ganda terbatas untuk anak). Anak harus memilih salah satu kewarganegaraan sebelum usia 18 tahun (Indonesia) atau 22 tahun (Jepang). (2) Jika kedua orang tua WNI: bayi hanya mendapat kewarganegaraan Indonesia, tidak otomatis WN Jepang. Untuk mendaftarkan kewarganegaraan Indonesia, laporkan kelahiran ke KBRI dan daftarkan di Disdukcapil kota asal melalui keluarga di Indonesia. Pastikan nama bayi terdaftar di KK di Indonesia.

Selain jido teate, ada beberapa tunjangan dan subsidi lain: (1) Shussan Ikuji Ichijikin (出産育児一時金): subsidi melahirkan JPY 500.000 dari asuransi kesehatan, biasanya langsung dipotong dari biaya rumah sakit. (2) Nyuuyouji Iryouhi Josei (乳幼児医療費助成): subsidi medis bayi dan balita, bervariasi per daerah, banyak kota yang menanggung 100% biaya medis anak. (3) Ikuji Kyugyou Kyufukin (育児休業給付金): tunjangan cuti hamil/melahirkan dari Employment Insurance, 67% gaji untuk 6 bulan pertama, 50% untuk bulan ke-7 sampai anak berusia 1 tahun. (4) Beberapa kota memberikan 'hadiah kelahiran' berupa voucher atau uang tunai JPY 50.000-100.000. Cek website kota Anda untuk program khusus daerah. Daftarkan semua tunjangan ini di kantor ward sesegera mungkin setelah kelahiran.